Ngày 21/10, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Trần Việt Trường ký ban hành Công văn số 4234/UBND-NC về việc chấn chỉnh việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Thời gian qua, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo Sở Nội vụ ban hành đầy đủ các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, một số cơ quan, đơn vị đã chủ động tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho công chức, viên chức cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, việc thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ cũng như ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: các văn bản chỉ đạo của một số đơn vị ban hành còn chậm hoặc chưa đạt chất lượng theo yêu cầu; một số cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản chưa đầy đủ hoặc chưa được quan tâm sâu sát về công tác văn thư, lưu trữ.
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cũng như góp phần cho công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được hiệu quả, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thứ nhất, khẩn trương khắc phục việc chậm trễ ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; tiếp tục tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của của địa phương; tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư của Trung ương và thành phố; đồng thời thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho công chức, viên chức đối với công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, hàng năm chỉ đạo việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và Danh mục hồ sơ cơ quan; đồng thời rà soát sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (nếu xét thấy cần thiết).
Thứ ba, tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
Thứ tư, quan tâm bố trí, cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (như quạt hút, hệ thống báo cháy, máy điều hòa, giá kệ, bìa, hộp bảo quản tài liệu) đặc biệt chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy.
Thứ năm, chỉ đạo việc rà soát, xác định tài liệu hết thời hạn bảo quản, lập danh mục hồ sơ đề nghị thẩm tra, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định nhằm giảm bớt giấy tờ không cần thiết, giảm quá tải tài liệu tồn đọng tại Kho Lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Thứ sáu, giao Giám đốc Sở Nội vụ tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉ đạo tại Công văn này, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết.
Hoàng Nhân
