Ngày 14 tháng 02 năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 608/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Cần Thơ. Đến nay, trên địa bàn thành phố có tổng số 459 cơ quan, đơn vị đã được triển khai phần mềm, trong đó 275 cơ quan, đơn vị đã triển khai và đưa vào sử dụng chính thức phần mềm từ ngày 15/5/2017 (các cơ quan , đơn vị này được triển khai phần mềm đến từng cán bộ, công chức, viên chức), bao gồm 23 Sở ngành, 23 đơn vị trực thuộc sở ngành, 06 tổ chức chính trị - xã hội, 09 UBND quận, huyện, 129 đơn vị trực thuộc và phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, 85 UBND xã, phường, thị trấn. Cuối năm 2017, thành phố đã triển khai mở rộng phần mềm trên đến 184 đơn vị trực thuộc sở ngành, đơn vị sự nghiệp cấp huyện, đơn vị sự nghiệp giáo dục, y tế và một số cơ quan trung ương đóng trên địa bàn.

Đa số các đơn vị trực thuộc sở ngành đang sử dụng chung phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại văn phòng các sở, được triển khai cấu hình mở rộng như một đơn vị phòng ban của sở ngành, do vậy các đơn vị này chỉ nhận được văn bản đến của Sở ngành liên quan, thuộc không nhận được văn bản liên thông từ các đơn vị khác, chưa phát hành văn bản đi liên thông, chưa mở sổ để quản lý văn bản được... Do hạn chế về tính năng, chức năng của phần mềm như trên nên Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (thuộc Sở Thông tin và Truyền thông) đã nghiên cứu, xây dựng thêm chức năng mới cho các Sở ban ngành chuyển văn bản liên thông, chỉ đạo điều hành đến các đơn vị trực thuộc (sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Công ty CP Công Nghệ Tâm Hợp Nhất - gọi tắt là Unitech triển khai). Việc nâng cấp này đã khắc phục được tình trạng các đơn vị phải chuyển văn bản 2 lần và tình trạng các đơn vị trực thuộc phải sử dụng song song 02 phần mềm để tiếp nhận văn bản; nhằm góp phần giúp cho các đơn vị trực thuộc sử dụng phần mềm hiệu quả, giảm thời gian và giúp cho văn thư không phải vận hành, kiểm tra văn bản trên hai phần mềm.

Ngoài ra, nhằm trợ giúp cho các cơ quan đơn vị biết, theo dõi thống kê tình hình gửi nhận văn bản điện tử thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành thành phố, các cơ quan đơn vị vào tham khảo tại Cổng Thông tin điện tử thành phố, địa chỉ: cantho.gov.vn; mục: Hệ thống văn bản => Thống kê tình hình gửi nhận văn bản điện tử thành phố hoặc truy cập trực tiếp vào đường link: http://qlvbdh03.cantho.gov.vn/web/guest/thongke?p_p_id=congcong_WAR_uniofficeportlet&p_p_lifecycle=0&p_p_state=exclusive&p_p_mode=view&_congcong_WAR_uniofficeportlet_jspPage=/html/congcong/tkvblt.jsp

Trong quá trình vận hành, các cơ quan, đơn vị liên hệ với đơn vị bảo trì để được hỗ trợ, hướng dẫn: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Cần Thơ, điện thoại: 0292 3762333, email: baotriqlvb@cantho.gov.vn./.

Việt Uyên - Sở Nội vụ Cần Thơ