Sở Tư pháp: Khắc phục tồn tại, hạn chế kết quả kiểm tra công tác cải cách hành chính và kiểm soát thủ tục hành chính năm 2022

Năm 2022, Đoàn Kiểm tra CCHC thành phố đã đến kiểm tra và làm việc tại Sở Tư pháp. Qua kết quả kiểm tra, Đoàn Kiểm tra ghi nhận các kết quả đạt được tích cực tại Sở Tư pháp và chỉ ra một số hạn chế, tồn tại cần khắc phục. Tiếp thu kiến nghị của Đoàn Kiểm tra CCHC thành phố, Sở Tư pháp đã khẩn trương tổ chức triển khai thực hiện các biện pháp để khắc phục các hạn chế, tồn tại này. Cụ thể như sau:

          1. Các biện pháp nhằm nâng cao số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tuyến và tỷ lệ thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

 Hiện nay, tổng số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp là 119 TTHC. Trong đó, số TTHC thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 là 13/119 TTHC chiếm tỷ lệ 10.8%, số TTHC thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là 100/119 TTHC chiếm tỷ lệ 84,3%, tổng số dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 là 113/119 TTHC chiếm tỷ lệ 95%. Số thủ tục hành chính  đã được thực hiện thanh toán phí/ lệ phí trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia là 29 thủ tục hành chính và hiện đang tiếp tục đề xuất cập nhật 13 thủ tục hành chính thanh toán phí/ lệ phí trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

 Tuy thời gian qua, công tác cải cách hành chính, triển khai cơ chế một cửa và thực hiện thủ tục hành chính; đồng thời thanh toán phí/ lệ phí trên môi trường điện tử thuộc Sở Tư pháp luôn được quan tâm, chỉ đạo thường xuyên và tích cực tuyên truyền đến người dân, tổ chức bằng nhiều hình thức nhưng số lượng người dân nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, 4 vẫn còn thấp.

Để khắc phục những tồn tại, hạn chế như số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tuyến còn thấp so với số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tiếp; tỷ lệ thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia chưa đạt tỷ lệ theo yêu cầu mà Đoàn kiểm tra đã nêu…Sở Tư pháp đã triển khai thực hiện các giải pháp như sau:

Thứ nhất: tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn người dân, tổ chức với mọi hình thức trong việc khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia; trong đó, tập trung lựa chọn một số thủ tục hành chính có hồ sơ phát sinh nhiều để trực tiếp tuyên truyền, hướng dẫn.

Thứ hai: tăng cường trang bị cơ sở vật chất cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; trong đó ưu tiên bố trí các trang thiết bị phục vụ cho người dân và tổ chức để thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán phí/ lệ phí trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia; cụ thể hiện nay, tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thuộc Sở Tư pháp đã bố trí 01 bộ máy vi tính có màn hình cảm ứng; 01 máy bấm số tự động; 01 máy tra cứu kết quả thủ tục hành chính để phục vụ dành riêng cho người dân và tổ chức đến thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến.

Thứ ba: tiếp tục quan tâm và tăng cường nguồn lực tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; cụ thể: Sở Tư pháp đã thực hiện điều động 02 công chức và 01 viên chức thuộc Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước thực hiện hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính; đồng thời, phối hợp với Bưu điện thành phố cử 01 cán bộ đến trực tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thuộc Sở Tư pháp và trực tiếp hướng dẫn, thực hiện nhập liệu thay cho người dân nếu có yêu cầu khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến. Bên cạnh đó, Sở đã thường xuyên cử công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng do Sở Nội vụ tổ chức để nắm vững quy định về TTHC, kỹ năng giao tiếp để cung cấp thông tin, hướng dẫn TTHC cho người dân, tổ chức đúng quy định và chu đáo; công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả phải chấp hành tốt việc thực hiện "4 xin, 4 luôn" (xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép; luôn mĩm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ trong công việc hàng ngày) đối với người dân, tố chức trong quá trình tiếp nhận và giải quyết TTHC.

Thứ tư: kịp thời tiếp nhận và giải quyết các phản ánh, kiến nghị của người dân, tổ chức. Xem xét giải quyết triệt để, thỏa đáng các phản ánh, kiến nghị theo quy định của pháp luật không bao che, giấu giếm các vi phạm để người dân khiếu nại, khiếu kiện vượt cấp lên cấp trên.

2. Về công tác văn thư lưu trữ

- Tiếp tục triển khai các văn bản về công tác văn thư lưu trữ đến công chức, viên chức các đơn vị thuộc Sở; tuyên truyền, quán triệt đến công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc không để tồn đọng. Thông qua các phần mềm thực hiện đẩy mạnh việc lập hồ sơ công việc của công chức các Phòng chuyên môn và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ tại Sở.

- Hiện nay, Sở Tư pháp đang dự trù và đề xuất cấp kinh phí để bố trí thêm 02 máy lạnh; kệ và tủ đựng hồ sơ cho kho lưu trữ của Sở; đồng thời, khi dự án nâng cấp cải tạo Sở Tư pháp được triển khai thực hiện Sở sẽ quan tâm sắp xếp lại các kho lưu trữ hiện nay như kho lưu trữ hộ tịch, kho lưu trữ lý lịch tư pháp, kho lưu trữ văn phòng …để quản lý tập trung thống nhất và rà soát nâng cấp hệ thống phòng cháy, chữa cháy hiện có cho đảm bảo theo quy định về văn thư, lưu trữ.

          3. Về khắc phục tình hình hồ sơ giải quyết quá hạn thuộc lĩnh vực lý lịch tư pháp

          Thứ nhất: để khắc phục tình trạng trên Sở Tư pháp đã có Công văn số 3136/STP-LLTP ngày 22 tháng 9 năm 2022 gửi Trung tâm Lý lịch Tư pháp Quốc gia về việc nhắc nhở thực hiện Quy chế số 02/QCPH-TTLLTPQG-C5 ngày 29 tháng 6 năm 2018 của Trung tâm lý lịch tư pháp Quốc gia - Cục hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát về việc phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, trong đó đề nghị Trung tâm lý lịch tư pháp Quốc gia - Bộ Tư pháp quan tâm, khắc phục và hạn chế số lượng hồ sơ trễ hẹn đồng thời trả kết quả xác minh thông tin án tích kịp thời để Sở Tư pháp giải quyết hồ sơ đúng hạn cho công dân và hoàn thành nhiệm vụ được giao trong công tác Cấp phiếu lý lịch tư pháp.

          + Thứ hai: chỉ đạo Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả chủ động hướng dẫn công dân khi khai thông tin yêu cầu Cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải đảm bảo thông tin rõ ràng và chi tiết để hỗ trợ cho việc xác minh thông tin đúng và kịp thời.

          + Thứ ba: thực hiện niêm yết kết quả cấp phiếu lý lịch tư pháp hằng ngày nhằm tạo điều kiện cho công dân nắm được thông tin trả và nhận được kết quả một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp luật.

          + Thứ tư: triển khai thực hiện tốt công tác niêm yết công khai các thủ tục hành chính theo quy trình ISO trong lĩnh vực Lý lịch tư pháp đã được phê duyệt để tạo điều kiện cho mọi người dân được biết và hiểu về trình tự, thủ tục thời gian cấp phiếu lý lịch tư pháp./.

Việt Uyên