Sở Nội vụ vừa có văn bản về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Thời gian qua, một số cơ quan, đơn vị đã bước đầu triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Tuy nhiên, qua kiểm tra của Sở Nội vụ phần lớn các cơ quan, đơn vị vẫn chưa thực hiện tốt các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ. Nguyên nhân là do các cơ quan, đơn vị chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm, chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
Vì vậy, để đảm bảo thực hiện tốt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, đồng thời triển khai thực hiện Kế hoạch số 18/KH-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị thực hiện các nội dung sau:
Hàng năm, ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan (căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư); thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ công việc nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành nhằm triển khai thực hiện tốt việc phát hành văn bản điện tử và lập hồ sơ trên môi trường mạng. Đồng thời chủ động (hoặc phối hợp Sở Nội vụ) tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện tử.
Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (như quạt hút, hệ thống báo cháy, máy điều hòa, giá kệ, bìa, hộp bảo quản tài liệu) đặc biệt chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy.
Đối với các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đóng phải tiến hành kiểm tra, giám sát và tổ chức nghiệm thu theo quy định, nhằm tránh tình trạng sau khi nghiệm thu tài liệu chỉnh lý phát hiện sai sót hoặc hồ sơ chỉnh lý chưa chất lượng sẽ khó khăn trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý.
Đối với các cơ quan, đơn vị có thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ cần sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức) đối với các cơ quan, đơn vị có quy định bảng thời hạn riêng của ngành thì phải căn cứ thêm bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành. Ví dụ: ngành Y tế có Thông tư số 53/2017/TT-BYT, ngành Giáo dục có Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, … Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan ban hành có thể sử dụng cho nhiều năm.
Lưu ý: Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan hàng năm và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phải ban hành riêng. Nếu cơ quan, đơn vị ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm trong một quyết định thì phải điều chỉnh và ban hành lại.
Đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ về Sở Nội vụ chậm nhất là hết quý I hàng năm để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định.
Hoàng Nhân
Chi tiết xem tại Công văn số 427/SNV-CCHC,VTLT ngày 15/02/2022 của Sở Nội vụ thành phố Cần Thơ
/files/files/van_ban_cchc_can_tho/427%20CV%20HUONG%20DAN%20VTLT.pdf
