Sở Nội vụ: Hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Để công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức ở thành phố và Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn sớm đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Sở Nội vụ ban hành Hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Phạm vi, đối tượng: các Sở, ban, ngành; Đơn vị sự nghiệp; Doanh nghiệp nhà nước; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc trên địa bàn thành phố Cần Thơ; Tổ chức chính trị - Xã hội; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội - Nghề nghiệp và Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn.
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, chuyên môn, nghiệp vụ khác: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Sau khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cá nhân được phụ trách công tác lưu trữ phải thực hiện việc hệ thống hóa các hồ sơ, tài liệu đã thu thập và đưa vào Kho lưu trữ cơ quan bảo quản theo quy định.
.jpg)
Tài liệu bó gói, tích đống chưa được lập hồ sơ
Tài liệu sau khi lập hồ sơ và nộp vào kho lưu trữ cơ quan
Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình theo quy định;
Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ;
Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại (nếu cần);
Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.
Hoàng Nhân
Chi tiết xem tại Hướng dẫn số 130/HD-SNV ngày 31/3/2022
