Số hóa hoạt động công chứng - nâng cao hiệu quả, an toàn pháp lý
Hoạt động công chứng trên địa bàn TP Cần Thơ đã phần nào giảm bớt gánh nặng cho cơ quan công quyền trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Ðể cung cấp dịch vụ tốt hơn, các văn phòng công chứng đang từng bước chuyển đổi từ quy trình công chứng thủ công sang ứng dụng công nghệ số. Ðể chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng, cần những giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy hoạt động này ngày một hiệu quả và an toàn, tạo sự an tâm cho người dân.
Số hóa hoạt động công chứng giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục công chứng và đảm bảo tính an toàn pháp lý cho hồ sơ công chứng. Trong ảnh: Người dân thực hiện thủ tục công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Thanh Ðình.
Nhiều thuận lợi
Theo Bộ Tư pháp, sau hơn 5 năm thực hiện Luật Công chứng 2014, TTHC trong lĩnh vực công chứng được cải cách theo hướng minh bạch, đơn giản và dễ thực hiện hơn. Các nội dung liên quan đến quyền lợi của người dân đều được mẫu hóa thông qua các mẫu tờ khai, mẫu đơn. Trình tự, cách thức giải quyết thủ tục, phí và thù lao công chứng, phí chứng thực đều được công khai, minh bạch. Bộ Tư pháp và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đều đã công bố bộ TTHC ở cấp Trung ương và cấp tỉnh thuộc phạm vi lĩnh vực công chứng. Ðồng thời thường xuyên thực hiện việc rà soát công bố TTHC, cắt giảm TTHC không cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.
Theo ông Nguyễn Thanh Ðình, Trưởng Văn phòng Công chứng Nguyễn Thanh Ðình, hiện nay, quy trình xử lý hồ sơ công chứng về cơ bản vẫn được thực hiện trên tài liệu giấy và trao đổi trực tiếp giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng. Việc ứng dụng phần mềm máy tính và một số nền tảng giao tiếp mạng xã hội: Zalo, Viber, Facebook... được các tổ chức hành nghề vận dụng trong quá trình trao đổi giấy tờ, tài liệu phục vụ việc chuẩn bị hồ sơ công chứng. Một số tổ chức hành nghề công chứng đã có sự đầu tư vào phần mềm công chứng, chủ động xây dựng giải pháp số hóa hoạt động công chứng, như: phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng, phần mềm thực hiện quy trình công chứng, soạn thảo văn bản công chứng... Việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động công chứng còn thiếu đồng bộ về mặt kỹ thuật lập trình, chưa thống nhất về quy trình công chứng điện tử và nhất là thiếu hành lang pháp lý công chứng điện tử.
Giải pháp chuyển đổi số
Ðể đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 và Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Trong đó, tập trung nghiên cứu, triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về công chứng cho phép liên thông, kết nối với một số CSDL quốc gia quan trọng có liên quan đến hoạt động công chứng, như: CSDL quốc gia về dân cư, CSDL về hộ tịch, CSDL thông tin đất đai; kết nối, chia sẻ trên toàn quốc với các CSDL ngành Tư pháp, như: CSDL quốc gia về pháp luật, CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, CSDL điện tử về thi hành án dân sự, từng bước mở dữ liệu của các cơ quan nhà nước để cung cấp dịch vụ công kịp thời, phục vụ người dân và phát triển kinh tế - xã hội. Ðồng thời số hóa và triển khai thực hiện việc lưu trữ, khai thác văn bản công chứng đã được số hóa; thực hiện công chứng điện tử (công chứng trực tuyến) đối với một số dịch vụ công chứng đơn giản.
Theo ông Nguyễn Thanh Ðình, pháp luật công chứng cần kịp thời ghi nhận dữ liệu điện tử bằng việc cụ thể hóa các quy định của Luật Giao dịch điện tử và hướng dẫn áp dụng các quy định của Nghị định 30/2020/NÐ-CP về công tác văn thư liên quan đến thông điệp dữ liệu, văn bản điện tử để áp dụng vào các hoạt động trao đổi thông tin, lưu trữ hồ sơ và tài liệu công chứng dưới dạng dữ liệu số. Việc kết nối dữ liệu công chứng vào các hệ thống CSDL quốc gia về dân cư, đăng ký biện pháp bảo đảm, đăng ký tài sản, hộ tịch, thuế và dữ liệu của các tổ chức tư pháp như tòa án, thi hành án sẽ góp phần rất quan trọng, hạn chế được tình trạng thiếu thông tin công chứng, qua đó, đảm bảo an toàn pháp lý khi thực hiện công chứng.
Bên cạnh đó, cần thúc đẩy quá trình số hóa quy trình thực hiện công chứng và chuyển đổi dữ liệu tại các tổ chức công chứng dạng dữ liệu số. Các tổ chức công chứng cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số bằng việc ứng dụng các phần mềm, nền tảng số vào đổi mới các quy trình hoạt động của tổ chức công chứng, như: quản lý văn bản công chứng dưới dạng dữ liệu số từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, kiểm tra xử lý tự động hóa việc soạn thảo văn bản công chứng; quản lý kế toán, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro trong hoạt động công chứng. Song song đó, cần tiến hành một cách có định hướng việc số hóa tài liệu, thông tin công chứng từ dạng hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử để đảm bảo có được một hệ thống dữ liệu có khả năng đồng bộ ở tất cả các tổ chức công chứng, tiến đến kết nối dữ liệu chung của ngành công chứng ở phạm vi cả nước. Việc ứng dụng công nghệ số cần được đẩy mạnh với vai trò là công cụ hỗ trợ nhằm kết nối dữ liệu và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Qua đó, giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục công chứng và đảm bảo tính an toàn pháp lý cho hồ sơ công chứng.
HOÀNG YẾN
Nguồn: baocantho.com.vn
