Những vấn đề đặt ra trong quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư

Tài liệu lưu trữ tư là loại tài liệu không có nguồn gốc từ Nhà nước, là nguồn tài liệu không chỉ có vai trò quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức mà còn đối với các cơ quan nhà nước. Nguồn tài liệu lưu trữ này sẽ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhà nước nói chung và trong lĩnh vực lưu trữ nói riêng. Bài viết tập trung phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ tư, những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư hiện nay và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư trong thời gian tới.

Tài liệu lưu trữ tư và vai trò của tài liệu lưu trữ tư

Tài liệu lưu trữ tư

Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều nguồn và phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên, căn cứ vào nguồn gốc hình thành của tài liệu lưu trữ có thể phân thành tài liệu lưu trữ nhà nước (tài liệu lưu trữ công) và tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu lưu trữ tư). Hiện nay, pháp luật về lưu trữ chỉ giải thích thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” mà chưa có định nghĩa chính thức về “tài liệu lưu trữ tư”. Tiếp cận từ phương diện khoa học, có nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ này. Trong khuôn khổ bài viết này, tài liệu lưu trữ tư được hiểu là tất cả những tài liệu được hình thành trong sinh hoạt và lao động của các cá nhân, tổ chức tư nhân, được các cá nhân, tổ chức tư nhân lưu trữ phục vụ cho những mục đích nhất định.

Vai trò của tài liệu lưu trữ tư

Một là, tài liệu lưu trữ tư là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu và đánh giá sự phát triển của lịch sử, văn hóa, kinh tế - xã hội,... Tài liệu lưu trữ tư ghi lại, phản ánh chân thật các hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, tổ chức phi nhà nước rất phong phú, sinh động; phản ánh về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế - xã hội. Những nguồn tài liệu này chứa đựng thông tin phong phú, đa dạng, chân thực, tin cậy giúp cho nghiên cứu lịch sử nói chung, nghiên cứu hoặc bổ sung cho những nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu địa phương, nghiên cứu các mặt hoạt động nào đó của đời sống xã hội. 

Hai là, tài liệu lưu trữ tư phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhà nước (QLNN). Đây là nguồn tư liệu được Nhà nước nghiên cứu trong quá trình xây dựng các chính sách phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng pháp luật về lưu trữ,… Trong quá trình QLNN, Nhà nước cần phải có nguồn tư liệu từ tài liệu lưu trữ tư để phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, phục vụ cho quá trình điều tra, thanh tra, kiểm tra. Thực tế thời gian qua cho thấy, các tài liệu lưu trữ từ hệ thống camera cá nhân phục vụ có hiệu quả cho công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, hoạt động phòng, chống COVID-19.

Những vấn đề đặt ra trong quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư trong giai đoạn hiện nay

Thứ nhất, cần hoàn thiện pháp luật về QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư.

Để có cơ sở cho công tác QLNN trên các lĩnh vực, đòi hỏi Nhà nước phải hoàn thiện pháp luật về QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư. Vấn đề này đã được quy định bước đầu trong Luật Lưu trữ năm 2011: “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” (Điều 4), “Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” (Điều 5). Trong đó xác định 05 nhóm tài liệu có giá trị thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị của 05 nhóm tài liệu trên; quy định về 06 quyền và 02 nghĩa vụ của các cá nhân có tài liệu. Đồng thời, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã có quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử (Điều 16), thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân (Điều 17). 

Tuy nhiên, có thể thấy phạm vi điều chỉnh của pháp luật về lưu trữ hiện nay vẫn tập trung chủ yếu vào lưu trữ nhà nước, sự xuất hiện của tài liệu lưu trữ tư còn rất khiêm tốn. Nội hàm và phạm vi của “tài liệu lưu trữ tư” chưa được xác định và giải thích trong Luật Lưu trữ năm 2011 cũng như các văn bản có liên quan. Đồng thời, pháp luật về lưu trữ cũng chưa có quy định về trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc công bố tài liệu lưu trữ có liên quan đến an ninh quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức; chưa quy định về việc mang tài liệu của chủ sở hữu tài liệu ra nước ngoài(1). 

Việc thiếu khuôn khổ pháp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư. Vì vậy, trong thời gian tới cần phải “luật hóa” các quy định liên quan đến tài liệu lưu trữ tư như khái niệm, phạm vi, giá trị, quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức, trách nhiệm của cơ quan nhà nước,…

Thứ hai, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật và hướng dẫn các nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ tư còn hạn chế.

Tuyên truyền, phổ biến là một nội dung, giải pháp quan trọng trong công tác QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư. Tuy nhiên, thực tiễn trong thời gian qua cho thấy hoạt động tuyên truyền, phổ biến về giá trị của tài liệu lưu trữ tư chưa được thực hiện thường xuyên và quan tâm đúng mức, chưa tạo được sự lan tỏa. Đối tượng tuyên truyền, phổ biến tập trung chủ yếu vào các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức làm công tác QLNN về lưu trữ. UBND các cấp, các Trung tâm Lưu trữ tổ chức rất ít các đợt tuyên truyền, vận động để người dân chủ động ký gửi, hiến tặng, bán các tài liệu lưu trữ tư có giá trị cho Nhà nước. Nhận thức của phần đông người dân cho rằng tài liệu lưu trữ tư là những thông tin liên quan đến bí mật đời tư, việc quản lý những tài liệu này là phụ thuộc hoàn toàn vào mỗi cá nhân. Đây sẽ là trở ngại trong quá trình thu thập các tài liệu lưu trữ tư có giá trị.

Hiện nay, việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ tư mang tính tự phát mà chưa có sự tác động, định hướng của các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan lưu trữ nói riêng. Việc thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản, thống kê các tài liệu lưu trữ tư do cá nhân, tổ chức tư nhân chủ động thực hiện là chủ yếu. Tuy nhiên, họ lại thiếu các kiến thức, kỹ năng cần thiết về nghiệp vụ lưu trữ, chủ yếu được thực hiện dựa trên thói quen, kinh nghiệm. Các hoạt động hướng dẫn cá nhân, tổ chức về phân loại, thống kê, tạo lập cơ sở dữ liệu và giới thiệu, chia sẻ danh mục, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, đăng ký, ký gửi, chuyển nhượng, hiến tặng, phương pháp sắp xếp, biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tư,… chưa được thực hiện một cách khoa học và thường xuyên. Có thể thấy rằng vai trò của Nhà nước trong việc hướng dẫn và định hướng cho người dân về các nghiệp vụ đối với các tài liệu lưu trữ tư còn tương đối “mờ nhạt”. 

Thứ ba, chưa có hướng dẫn về xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ tư. 

Hiện nay, việc quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được thực hiện mang tính tự phát cao. Tài liệu của một số ít cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, tài liệu của một số nhà khoa học đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ, bảo tàng, nhà lưu niệm do tư nhân thành lập. Còn lại, phần lớn tài liệu của đông đảo các tầng lớp nhân dân đang được bảo quản tại các gia đình, dòng họ(2). Thực tiễn cho thấy các cơ quan nhà nước chưa có kế hoạch cụ thể để quản lý, sử dụng cũng như hướng dẫn người dân quản lý, lưu trữ tài liệu này. Điều này dẫn đến Nhà nước gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia trên các lĩnh vực, nhất là dân cư. Để quản lý hiệu quả đòi hỏi phải có kế hoạch tổ chức điều tra, thu thập các dữ liệu phục vụ cho quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia trên các lĩnh vực. 

Thứ tư, nghiên cứu khoa học về tài liệu lưu trữ tư chưa được quan tâm.

Hiện nay, công tác nghiên cứu khoa học về tài liệu lưu trữ chủ yếu tập trung vào tài liệu lưu trữ nhà nước. Trong khi đó, có rất ít các nghiên cứu về tài liệu lưu trữ tư được thực hiện hàng năm. Nguyên nhân là do kinh phí đầu tư còn rất hạn hẹp, công tác nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tài liệu lưu trữ tư cũng như QLNN đối với tài liệu lưu trữ này chưa thu hút sự quan tâm của các nhà khoa học. Các cơ quan lưu trữ nhà nước cũng đã tổ chức các hội thảo, tọa đàm khoa học về tài liệu lưu trữ tư và QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư, tuy nhiên tính thường xuyên và phạm vi tiếp cận còn giới hạn.

Ngoài ra, các chương trình đào tạo, công tác giảng dạy, tập huấn về lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng chủ yếu tập trung vào tài liệu lưu trữ nhà nước. Mức độ quan tâm của cơ quan nhà nước, các nhà nghiên cứu và các cá nhân, tổ chức tư nhân đối với tài liệu lưu trữ tư là ít hơn rất nhiều so với tài liệu lưu trữ nhà nước. Do đó, dẫn đến việc thiếu các luận cứ khoa học để làm cơ sở cho việc hoàn thiện công tác QLNN đối với lưu trữ tài liệu tư và chưa khẳng định được tầm quan trọng của lĩnh vực này.

Một số giải pháp trong công tác quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tư trong thời gian tới

Một là, tăng cường vai trò của Nhà nước trong quản lý tài liệu lưu trữ tư.

Các cơ quan nhà nước cần có sự quan tâm cũng như xây dựng kế hoạch, chương trình quản lý cụ thể đối với tài liệu lưu trữ tư. Bộ Nội vụ và UBND các cấp cần có sự quan tâm đúng mức để thể hiện được vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ tư. Trong đó, cần xác định mục tiêu tổng thể trong QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư; định hướng ở những cấp quản lý như đối với bộ, ngành và các cấp địa phương cần/nên xác định mục tiêu, nhiệm vụ cho từng cấp, từng ngành, hệ thống các giải pháp thực hiện, chỉ tiêu, thời gian thực hiện, công tác lãnh đạo, kiểm tra trong QLNN về tài liệu lưu trữ tư cần phải được tiến hành thống nhất, đồng bộ và hiệu quả.

Hai là, sớm hoàn thiện pháp luật về tài liệu lưu trữ tư.

Trong thời gian tới, khi tiến hành sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011, cần có những quy định cụ thể đối với tài liệu lưu trữ tư. Xác định nội hàm và phạm vi của tài liệu lưu trữ tư, cách xác định giá trị của tài liệu lưu trữ tư. Ngoài ra, cần quy định cụ thể việc ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào Lưu trữ lịch sử, trách nhiệm của tư nhân trong việc bảo quản và cung cấp tài liệu lưu trữ tư nói chung và những tài liệu có giá trị nói riêng, trách nhiệm của cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức trong việc QLNN, nội dung QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư. 

Ba là, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ý nghĩa, giá trị và các vấn đề liên quan khác của tài liệu lưu trữ tư.

Cần tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức đa dạng, phong phú về tài liệu lưu trữ tư, đặc biệt là các cơ quan, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác QLNN về lưu trữ, các cá nhân, tổ chức trong xã hội. Nội dung tuyên truyền tập trung vào việc làm rõ ý nghĩa, giá trị của tài liệu lưu trữ tư, trách nhiệm của tư nhân trong việc bảo quản và cung cấp tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức trong công tác QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư. Các hoạt động về hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cá nhân, tổ chức tư nhân cần được thực hiện thường xuyên và khoa học.

Bốn là, xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ tư.

Trong thời gian tới, Nhà nước cần có những định hướng cụ thể trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ tư, xác định cụ thể mục đích và phạm vi sử dụng tài liệu lưu trữ tư. Trên cơ sở đó, tiến hành thu thập các tài liệu lưu trữ tư có giá trị để hình thành nên cơ sở dữ liệu quốc gia về tài liệu tư. Tổ chức thống kê, thu thập các tài liệu lưu trữ tư cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia trên các lĩnh vực, nhất là cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần tổ chức sưu tầm, vận động người dân hiến tặng, giao nộp các tài liệu lưu trữ có giá trị.

Năm là, tăng cường sự tham gia của người dân vào quản lý tài liệu lưu trữ tư.

Cần vận động người dân bảo quản các tài liệu lưu trữ và chủ động cung cấp các tài liệu lưu trữ có giá trị khi Nhà nước cần sử dụng. Đồng thời, hướng dẫn các cá nhân, tổ chức cách thức phân loại, bảo quản và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tư. Các cá nhân, tổ chức cần chủ động tham gia đóng góp ý kiến, giám sát đối với hoạt động QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư, hoạt động này cần phải được xã hội hóa với sự tham gia của các cá nhân, tổ chức trong xã hội. 

Sáu là, tăng cường hoạt động nghiên cứu khoa học về tài liệu lưu trữ tư.

Cần tập trung làm rõ nội hàm, giá trị và phạm vi, các quy định pháp luật về tài liệu lưu trữ tư… để làm rõ các luận cứ khoa học về lý luận và thực tiễn. Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, cần kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thể chế hóa thành quy định pháp luật về tài liệu lưu trữ tư. Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cần “luật hóa” và tiến tới xây dựng những giải pháp khoa học, đồng bộ để có thể nâng cao hiệu quả QLNN đối với tài liệu lưu trữ tư./.

-----------------------------

Ghi chú:

(1), (2) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Kỷ yếu Hội thảo “Quản lý tài liệu lưu trữ tư”, 2021.

Tài liệu tham khảo:

1. Đoàn Thị Hòa, Vũ Quang, Hoàn thiện quy định về sở hữu tài liệu lưu trữ của các tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, số 387/ 2019.

2. Lã Thị Duyên, Phạm Diệu Linh, Công tác quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ ở Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 01/2021.

3. Luật Lưu trữ năm 2011.

4. Chính phủ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

5. Phạm Diệu Linh, Lã Thị Duyên, Một số giải pháp về quản lý tài liệu lưu trữ nhân dân, Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, số 3/2021.

 TS Đỗ Văn Học - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

ThS Trần Bá Hùng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

Nguồn: tcnn.vn