Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (VT-LT) là 1 trong 8 lĩnh vực trong Bộ tiêu chí đánh giá Chỉ số cải cách hành chính (CCHC) cấp sở, cấp huyện của TP Cần Thơ. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần đảm bảo thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho các cấp, các ngành, địa phương trong chỉ đạo và quản lý, điều hành trên tất cả các lĩnh vực. Tuy nhiên, theo đánh giá của Hội đồng thẩm định CCHC thành phố, lĩnh vực này còn nhiều vướng mắc, hạn chế cần sớm có giải pháp khắc phục.

Tổ giúp việc đoàn kiểm tra CCHC TP Cần Thơ kiểm tra tài liệu lưu trữ tại
 Sở Công Thương TP Cần Thơ

Theo Hội đồng thẩm định CCHC thành phố, chỉ số lĩnh vực quản lý nhà nước về VT-LT năm 2022 có giá trị trung bình đạt 79,55% (đối với cấp sở) và là chỉ số duy nhất có giá trị trung bình thấp nhất (dưới 80% trong 8 lĩnh vực trong Bộ Chỉ số CCHC). Đối với cấp huyện, tuy chỉ số này đạt 81,75% nhưng vẫn giảm 1,42% so với năm 2021. Nguyên nhân là do nhiều đơn vị, địa phương chưa thực hiện tốt công tác tạo lập hồ sơ công việc đối với công chức, viên chức; chưa bố trí công chức phụ trách VT-LT đúng chuyên ngành. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và soạn thảo văn bản chưa đúng quy định; không xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn về công tác VT-LT và chưa triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản. Đây cũng là những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc đánh giá, xếp hạng Chỉ số CCHC của các đơn vị, địa phương. Để cải thiện các điểm số về CCHC, trong đó có chỉ số thành phần lĩnh vực quản lý nhà nước về VT-LT, anh Nguyễn Thanh Nhanh, Trưởng phòng CCHC - Văn thư, lưu trữ (Sở Nội vụ TP Cần Thơ) cho biết, Sở Nội vụ phối hợp các quận, huyện đã tổ chức 3 tọa đàm chia sẻ kinh nghiệm về CCHC, qua đó xác định những tồn tại, hạn chế trong lĩnh vực này, từ đó đề ra giải pháp khắc phục. Trong tháng 3-2023, Đoàn kiểm tra CCHC thành phố cũng đã kiểm tra tại 7 đơn vị, địa phương, trong đó có nội dung về công tác VT-LT, kiến nghị các đơn vị, địa phương quan tâm khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về VT-LT, góp phần cải thiện điểm chỉ số lĩnh vực này.

Theo UBND quận Cái Răng, công tác VT-LT trên địa bàn còn một số vướng mắc, khó khăn. Đơn cử như việc bố trí công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đều kiêm nhiệm, không có cán bộ chuyên trách. Hiện quận chưa có nơi bố trí kho lưu trữ, đang chờ xây dựng mới (hiện quận bố trí kho lưu trữ tạm với diện tích khoảng 40m²). Một số đơn vị chưa được cung cấp phần mềm để thực hiện công tác lưu trữ điện tử. Để khắc phục tình trạng này, thời gian tới, quận triển khai và sử dụng hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chứng thư số được ấp bảo đảm trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá nhân được thống nhất, toàn diện. Đồng thời, triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

Kinh nghiệm của một số đơn vị cho thấy nếu công tác VT-LT được quan tâm đúng mức, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý, điều hành. Điển hình như Sở Công Thương, công tác VT-LT được lãnh đạo đơn vị rất quan tâm. Hiện Sở bố trí 1 công chức làm công tác VT-LT; 85,45% công chức, viên chức được tập huấn, hướng dẫn chức năng lập hồ sơ công việc trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tổ chức và thực hiện công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Sở đang sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, thực hiện số hóa văn bản đi, tích hợp ký số của cơ quan theo quy định, đồng thời thực hiện ký số cá nhân lãnh đạo để ký văn bản điện tử nhằm từng bước triển khai công tác tạo lập hồ sơ điện tử về VT-LT. 

Để công tác quản lý về VT-LT ngày càng hiệu quả, thời gian tới, các cấp, các ngành và địa phương tiếp tục tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò của công tác VT-LT, nhất là phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác VT-LT. Đồng thời, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn và kỹ năng cho đội ngũ công chức, viên chức phụ trách VT-LT, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp và hiện đại.
 

Bài, ảnh: QUỐC THÁI