Ngày 02 tháng 06 năm 2014, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Công văn số 2592/UBND-VX về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố có ý kiến chỉ đạo như sau:
 

1. Yêu cầu Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn (gọi tắt là cơ quan, đơn vị) nghiêm túc thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Công văn số 716/UBND-VX ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc triển khai thực hiện chữ ký số trên địa bàn thành phố.
 

2. Các đơn vị chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông rà soát địa chỉ hộp thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức. Đối với các đơn vị đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, nhanh chóng đưa vào vận hành sử dụng chính thức; đồng thời, kết hợp chữ ký số, thư điện tử để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong công việc.
 

3. Yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc việc sử dụng văn bản điện tử và công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như sau:
 

- Trong nội bộ giữa các cơ quan nhà nước, ngoài văn bản giấy đều phải gửi kèm văn bản điện tử qua hộp thư điện tử công vụ, trường hợp văn bản điện tử trao đổi nếu đã được xác thực bằng chữ ký số thì không kèm theo văn bản giấy, trừ trường hợp có quy định bắt buộc của pháp luật hoặc quy định khác của cấp có thẩm quyền.
 

- Các cơ quan, đơn vị không xóa các thư điện tử trong hộp thư đến và đi của đơn vị mình (trừ các thư nặc danh, không rõ địa chỉ và thư rác) vì dung lượng hộp thư của các đơn vị đã được nâng cấp không giới hạn kể từ ngày 07 tháng 04 năm 2014; thực hiện tổ chức lưu trữ thư điện tử theo thư mục và cấu hình xác nhận “trả lời thư tự động” theo hướng dẫn (đính kèm Phụ lục 1).
 

- Về quy trình tiếp nhận và phát hành văn bản: thực hiện theo hướng dẫn (đính kèm Phụ lục 2).
 

4. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra việc sử dụng văn bản điện tử tại các cơ quan, đơn vị và báo cáo định kỳ 6 tháng, năm về Uỷ ban nhân dân thành phố; kịp thời đề xuất khen thưởng và xử lý vi phạm đối với các cơ quan, đơn vị trong tổ chức thực hiện sử dụng văn bản điện tử.
 

(Trích nội dung Công văn số 2592/UBND-VX ngày 02/6/2014)

Download: Công văn số 2592/UBND-VX

Phòng CCHC