Thời gian qua, Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc thực hiện nghiêm Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố; tăng cường kỷ luật kỷ cương hành chính; tiết kiệm, chống lãng phí… Tuy nhiên, qua báo cáo thống kê của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và qua theo dõi tại các cuộc họp cho thấy vẫn còn tình trạng số lượng cuộc họp nhiều trong một năm, chất lượng họp không đảm bảo, thành phần dự họp không liên quan trực tiếp đến nội dung… Điều đó dẫn đến sự lãng phí về thời gian, nhân lực và vật chất; ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố vừa ban hành Công văn số 3339/UBND-NC ngày 02 tháng 10 năm 2018, chỉ đạo  Giám đốc sở, Thủ trưởng ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện các nội dung như sau:

1. Tổ chức triển khai thực hiện thường xuyên Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và các văn bản có liên quan.

2. Về đề xuất cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì hoặc tham dự: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, cân nhắc sự cần thiết khi đề xuất trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì hoặc tham dự họp. Trường hợp có thể trao đổi thông qua văn bản hoặc các hình thức khác để thống nhất giải quyết vấn đề thì không tổ chức cuộc họp. Khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong việc trao đổi tài liệu, văn bản để giảm hội họp (trừ văn bản, công việc thuộc Danh mục bí mật Nhà nước); tăng cường họp trực tuyến. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố căn cứ Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố, các quy định về hội họp và quy định về trách nhiệm của Thủ trưởng để tham mưu cuộc họp cần có sự tham dự của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Chỉ mời những thành phần có liên quan trực tiếp đến việc xử lý, giải quyết vấn đề họp. Đối với các đơn vị xa địa điểm họp, đơn vị đề xuất cần xem xét, cân nhắc để đảm bảo tiết kiệm kinh phí và thời gian của đơn vị dự họp.

3. Về nội dung họp:

a) Tuân thủ việc thực hiện quy định về chế độ họp:

- Cơ quan, đơn vị, địa phương chủ trì cuộc họp phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu, nội dung có liên quan. Cơ quan, đơn vị được mời tham dự họp phải chuẩn bị các nội dung theo yêu cầu hoặc theo sự phân công của cơ quan, đơn vị hoặc người chủ trì cuộc họp;

- Cử người tham dự họp đúng thành phần, người tham dự cuộc họp phải đến đúng thời gian quy định để đảm bảo cuộc họp diễn ra theo dự kiến. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là Thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự được thì phải xin phép người chủ trì cuộc họp và ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi dự thay. Sau đó phải truyền đạt lại ý kiến chỉ đạo của cấp trên cho Lãnh đạo cơ quan được biết;

b) Trong cuộc họp: Người tham dự cuộc họp phải tập trung vào nội dung cuộc họp, không làm việc riêng và hạn chế sử dụng các thiết bị điện tử để đảm bảo cuộc họp có chất lượng và hiệu quả (trừ trường hợp để phục vụ cuộc họp). Tiết kiệm thời gian trong báo cáo (báo cáo ngắn gọn, nội dung trọng tâm), trong phát biểu (ngắn gọn, tập trung đề xuất giải pháp; hạn chế việc phát biểu chỉ dừng ở việc phản ánh tình hình chung chung, không rõ ràng, thiếu cơ sở);

c) Người chủ trì cuộc họp: Điều khiển cuộc họp đúng trọng tâm, rút ngắn thời gian họp, kết luận rõ ràng và có quy định thời gian các đơn vị thực hiện. Hạn chế họp nhiều lần để giải quyết một vấn đề;

d) Sau cuộc họp: Các đơn vị được phân công khẩn trương thực hiện kết luận của người chủ trì.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giao Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo các cơ quan, đơn vị thực hiện quy định về chế độ họp./.

Việt Uyên

Phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ.