Từ một “điểm nghẽn” trong công việc hằng ngày

Trong quá trình triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW, UBND phường Long Bình phải thường xuyên theo dõi nhiều nhóm thông tin như văn bản chỉ đạo, kế hoạch, chỉ tiêu, nhiệm vụ, cơ sở dữ liệu và kết quả thực hiện của các phòng, đơn vị.

Nếu thực hiện theo phương thức truyền thống, khi cần nắm tình hình, cán bộ phải rà soát nhiều bảng theo dõi, đối chiếu tiến độ, tổng hợp số liệu rồi mới hình thành thông tin phục vụ báo cáo và chỉ đạo, điều hành. Quá trình này mất nhiều thời gian, trong khi yêu cầu quản lý ngày càng đòi hỏi thông tin phải được cập nhật nhanh, chính xác và có thể khai thác thường xuyên.

Xuất phát từ thực tế đó, UBND phường Long Bình xây dựng “Mô hình số hóa theo dõi, cảnh báo và điều hành thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW tại phường”, bắt đầu đưa vào áp dụng từ ngày 02/5/2026.

Điểm cốt lõi của mô hình không đơn thuần là chuyển một bảng theo dõi từ giấy sang môi trường điện tử, mà tổ chức lại phương thức quản lý theo hướng:

Cập nhật dữ liệu tại nguồn → tự động tổng hợp → cảnh báo → trực quan hóa → phục vụ theo dõi, chỉ đạo, điều hành.

Cập nhật một lần, khai thác nhiều lần

Mô hình tích hợp các nhóm thông tin về văn bản đã ban hành, văn bản chưa ban hành, chỉ tiêu, nhiệm vụ, cơ sở dữ liệu, kết quả thực hiện và điểm thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW trên cùng một hệ thống.

Đối với nhiệm vụ, trạng thái thực hiện được chuẩn hóa thành 03 nhóm: chưa thực hiện, đang thực hiện và đã thực hiện. Người phụ trách cập nhật trạng thái và thông tin kết quả; dữ liệu sau đó được hệ thống tổng hợp phục vụ theo dõi.

Đối với chỉ tiêu, người thực hiện tập trung cập nhật kết quả, trong khi các thông tin nền được kiểm soát nhằm hạn chế việc thay đổi cấu trúc hoặc nhập sai dữ liệu. Hệ thống sử dụng công thức để nhận diện và cảnh báo trực quan đối với những nội dung chưa đạt.

Mô hình đồng thời tích hợp việc theo dõi các cơ sở dữ liệu và kết quả thực hiện các tiêu chí Nghị quyết số 57-NQ/TW, qua đó từng bước hình thành mối liên hệ giữa nhiệm vụ – kết quả – tiêu chí – điểm đánh giá – tài liệu minh chứng.

Trên cơ sở dữ liệu được cập nhật, hệ thống hình thành Dashboard dữ liệu, Dashboard biểu đồ và Dashboard theo từng phòng, bộ phận. Thông qua đó, lãnh đạo có thể theo dõi cả tình hình chung và kết quả của từng đơn vị, nhanh chóng nhận diện những nội dung cần tiếp tục tập trung chỉ đạo, đôn đốc.

Từ khoảng 8 giờ xuống còn khoảng 5 phút

Một trong những hiệu quả rõ nét của mô hình là rút ngắn thời gian tổng hợp và khai thác thông tin.

Trước khi áp dụng, khi cần tổng hợp tình hình thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW, cán bộ phải rà soát, đối chiếu thông tin từ nhiều nhóm nội dung và tổng hợp lại số liệu; một lần tổng hợp có thể mất khoảng 08 giờ.

Sau khi áp dụng mô hình, dữ liệu được tổ chức tập trung và hệ thống tự động tổng hợp. Trường hợp cần kiểm tra, rà soát thông tin, thời gian thực hiện còn khoảng 05 phút; đối với những nội dung đã được các phòng, bộ phận cập nhật đầy đủ, thông tin có thể được khai thác gần như tức thì trên Dashboard.

Cách làm này góp phần giảm thao tác thống kê, đối chiếu và tổng hợp thủ công; đồng thời dành nhiều thời gian hơn cho việc cập nhật dữ liệu, xử lý nhiệm vụ và tham mưu chuyên môn.

Quan trọng hơn, thay vì chờ đến kỳ báo cáo mới rà soát toàn bộ tình hình, hệ thống giúp nhận diện sớm các chỉ tiêu chưa đạt hoặc nhiệm vụ cần quan tâm để kịp thời theo dõi, đôn đốc.

Qua đó, phương thức làm việc từng bước chuyển từ “tổng hợp để báo cáo” sang “cập nhật dữ liệu để theo dõi và điều hành”.

Từ Nghị quyết 57 đến công tác dân số

Một kết quả đáng chú ý khác là phương thức quản lý của mô hình bước đầu được vận dụng sang lĩnh vực chuyên môn khác.

Từ ngày 12/6/2026, Trạm Y tế phường Long Bình đã vận dụng phương thức tổ chức và quản lý dữ liệu của mô hình để xây dựng công cụ theo dõi công tác dân số.

Đặc thù của lĩnh vực dân số là có nhiều chỉ tiêu được giao thông qua nhiều kế hoạch, văn bản khác nhau và phải thường xuyên theo dõi kết quả theo từng thời kỳ. Trên cơ sở cách làm của mô hình ban đầu, Trạm Y tế đã lựa chọn các cấu phần phù hợp và điều chỉnh, giản lược để đáp ứng yêu cầu chuyên môn.

Công cụ tại Trạm Y tế tập trung vào quản lý văn bản, báo cáo, tờ trình và theo dõi kết quả thực hiện các chỉ tiêu dân số theo tháng, quý và từng thời kỳ.

Phiên bản áp dụng tại Trạm Y tế không sao chép nguyên trạng toàn bộ các chức năng của mô hình ban đầu mà được điều chỉnh phù hợp với quy mô và yêu cầu thực tế. Qua đó bước đầu cho thấy phương thức tổ chức dữ liệu của mô hình có khả năng tùy biến và áp dụng cho những lĩnh vực có nhiều văn bản, kế hoạch, nhiệm vụ hoặc chỉ tiêu cần theo dõi đồng thời.

Đóng gói để có thể chia sẻ và nhân rộng

Từ kết quả áp dụng thực tế, UBND phường Long Bình tiếp tục hoàn thiện mô hình theo hướng chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng dữ liệu, giảm thao tác nhập liệu và tăng khả năng khai thác thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành.

Bên cạnh sản phẩm đang vận hành, mô hình được từng bước đóng gói thành bộ công cụ có thể chuyển giao, gồm file mẫu, tài liệu hướng dẫn triển khai và vận hành, sổ tay quy trình và tài liệu trực quan giới thiệu mô hình.

Việc chuẩn hóa này nhằm giúp đơn vị tiếp nhận có thể nhanh chóng nắm được nguyên tắc vận hành, đồng thời chủ động lựa chọn, giản lược hoặc bổ sung các cấu phần phù hợp với yêu cầu quản lý của từng lĩnh vực.

Thực tế vận dụng tại Trạm Y tế cho thấy nhân rộng một mô hình số không nhất thiết là sao chép nguyên trạng một công cụ. Quan trọng hơn là chuyển giao được phương thức tổ chức dữ liệu và quy trình quản lý, để đơn vị tiếp nhận có thể điều chỉnh thành công cụ phù hợp với công việc của mình.

Sẵn sàng chia sẻ cách làm

Với tinh thần chia sẻ kinh nghiệm và lan tỏa những cách làm chuyển đổi số từ cơ sở, UBND phường Long Bình sẵn sàng chia sẻ file mẫu, tài liệu hướng dẫn, sổ tay quy trình và trao đổi kinh nghiệm triển khai mô hình với các cơ quan, đơn vị có nhu cầu nghiên cứu, tham khảo và áp dụng.

Mô hình có thể được điều chỉnh, giản lược hoặc bổ sung các cấu phần phù hợp với từng lĩnh vực quản lý. Các cơ quan, đơn vị quan tâm có thể liên hệ UBND phường Long Bình để được chia sẻ tài liệu và trao đổi về cách thức triển khai phù hợp với yêu cầu thực tế của đơn vị.

Từ một nhu cầu cụ thể trong theo dõi thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW, cách làm của Long Bình cho thấy chuyển đổi số ở cấp cơ sở có thể bắt đầu từ chính những công việc hằng ngày: giảm những bảng tổng hợp không cần thiết, tổ chức lại dữ liệu, cập nhật thông tin ngay từ nơi phát sinh và khai thác dữ liệu để phục vụ điều hành.

Mục tiêu cuối cùng không phải tạo thêm một công cụ số, mà là từng bước hình thành phương thức làm việc dựa trên dữ liệu, giảm thời gian tổng hợp, nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng thực hiện nhiệm vụ tại cơ sở.

Bài, ảnh: UBND phường Long Bình